administrasi personalia

BAB 1
PENDAHULUAN
Dewasa ini “ bagian personalia” semakin rajin di istilahkan sebagai “ bagian perencanaan tenaga kerja”. Kondisi ini memang sulit dihindari, sebab bagian personalia dalam suatu perusahaan mempunyai wawasan tanggung jawab yang cukup luas di bidang ketenagakerjaan, baik dalam waktu dekat (jangka pendek) maupun dalam waktu jangka panjang.
Dalam jangka pendek tanggung jawab bagian pesonalia meliputi tugas-tugas tradisional, seperti:
1. Rincian pekerjaan dan persyaratan kerja
2. Perekrutan tenaga
3. Penempatan tenaga
4. Masalah kesehatan, keamanan, dan kesejahteraan
5. Masalah hubungan industrial dan perundingan serikat pekerja
Sedangkan dalam jangka panjang, tanggung jawabnya adalah meliputi, antara lain “ bantuan tugas perencanaan jangka panjang”, tentang:
1. Kebutuhan tenaga kerja di masa depan, menyangkut hal-hal seperti:
- Jumlah tenaga kerja
- Kualitas tenaga kerja yang bersangkutan
- Keterampilan dan lain sebagainya.
2. Masalah pendidikan dan latihan tenaga kerja
3. Masalah – masalah promosi, pemutusan hubungan kerja (PHK), dan lain-lain.
Selain dari itu secara khusus bagian personalia di dalam suatu perusahaan bertanggung jawab harmonisasi hubungan antara berbagai pihak yang terlibat dalam perusahaan. Yaitu antara pekerja dengan pimpinan, antara pekerja dengan pekerjanya, serta dalam masalah pengembangan moral kerja dan sebagainya sehingga dapat dicapai efektifitas dan produktifitas tenaga kerja yang tinggi.








A. Pengertian Administrasi Personalia
Administrasi Personalia adalah segenap proses penataan yang bersangkut paut dengan masalah memperolah dan mempergunakan tenaga kerja secara efisien untuk mencapai tujuan yang telah di tentukan. Segenap peroses penataan yang di maksud adalah semua proses yang meliputi :
1) Cara memperoleh tenaga yang tepat
2) Cara penempatan dan penugasannya
3) Cara pemeliharaannya
4) Cara pembinaannya
5) Cara mengevaluasi atau menilainya
6) Cara pemutusan hubungan kerja
B. Tujuan Administrasi Personalia
Tujuan Administrasi personalia adalah mendayagunkan tenaga kerja atau pegawai secara efektif dan efisien untuk mencapai hasil yang maksimal dengan di sertai hasil pemeliharaan yang sebaik-baiknya sehingga timbul rasa bahagia dan sejahtera pada mereka.

Selanjutnya, menurut pedoman umum penyelenggaraan Administrasi Sekolah Menengah yang di keluarkan oleh Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, tujuan usaha penataan pegawai adalah menggunakan tenaga kerja agar berdaya guna behasil guna, dan tepat guna untuk menciptakan, memelihara dan mengembangkan suasana kerja yang menyenangkan. Pengelolaan administrasi personalia atau kepegawaian ada pada urusan administrasi atau tata usaha atas wewenang yang di berikan oleh pimpinan atau kepala sekolah.
C. Ruang Lingkup kegiatan Administrasi
Ruang lingkup kegiatan Administrasi kepegawaian mencakup :
1) Inventarisasi pegawai
2) Pengusulan formasi pegawai
3) Pengusulan pengangkatan, kenaikan pangkat, kenaikan bekala, dan mutasi
4) Mengatur usaha kesejahteraan
5) Mengatur pembagian tugas, bila ada guru sakit, cuti, atau pensiun.
Dengan melihat ruang lingkup proses penataan diatas, pembahasan administrasi kepegawaian mencakup :
1. Pengadaan pegawai
Sebelum membicarakan pengadaan pegawai perlu diketahui lebih dulu definisi dan macam-macam pegawai yang dimaksud pegawai (negeri) adalah mereka yang telah memenuhi syarat yang di tentukan dalam peraturan perundangan yang berlaku diangkat oleh pejabat yang berwenang dan diserahi tugas dalam suatu jabatan (negara) lainnya yang di tetapkan berdasarkan sesuatu perundangan yang berlaku.
Di tinjau dari lembaga atau instansi tempat kerjanya, pegawai di bedakan menjadi dua macam, Yaitu:
- Pegawai negeri, yaitu pegawai pada instansi atau lembaga-lembaga pemerintah.
- Pegawai swasta, yaitu pegawai pada lembaga-lembaga swasta, berbentuk yayasan-yayasan atau perusahaan-perusahaan.
Pegawai negeri menurut PP No. 8 tahun 1974 ada dua, yaitu:
1) Pegawai negeri sipil, dan
2) Pegawai yang menjadi anggota ABRI. Pegawai Negeri Sipil itu sendiri dibedakan menjadi tiga, yaitu:
a) Pegawai negeri sipil pusat
b) Pegawai negeri sipil daerah
c) Pegawai negeri sipil yang ditetapkan menurut PP.
Pengadaan pegawai merupakan proses awal dalam kepegawean. Proses pengadaaan ini meliputi: penarikan pegawai, penyaringan pegawai dan penempatan pegawai. Sebetulnya sebelum proses pengadaan dimulai ada satu tahap yang perlu di laksanakan ialah tahap perencanaan personalia. Pada pokoknya, pengadaan pegawai di selenggarakan melalui langkah-langkah atau prosedur-prosedur sebagai berikut :
a. Pengumuman
Pengadaan pegawai perlu di dahului oleh sebuah penggumuman dari instansi atau lembaga penyelenggara pengadaan pegawai tersebut. Hal-hal yang perlu di cantumkan dalam sebuah pengumuman :
- Jenis atau macam-macam pegawai yang dibutuhkan
- Persyratan – persyaratan yang dituntut bagi pelamar
- Batas waktu di mulai dan diakhiri pendaftaran
- Alamat dan tempat mengajukan lamaran
- Lain-lain yang diperlukan.
Perlu diketahui syarat-syarat untuk menjadi pegawai negeri :
1. Berwarga negara indonesia
2. Usia minimum 18 tahun dan maksimum 40 tahun
3. Mempunyai pendidikan yang diperlukan
4. Berbadan sehat yang dibuktikan dengan surat keterangan dari dokter
5. Berkelakuan baik yang di buktikan dengan surat keterangan dari kepolisian
6. Tidak terlibat dalam suatu gerakan yang menentang pancasila, UUD 1945, Negara dan Pemerintah
7. Tidak berstatus pegawai negeri atau calon pegawai negeri
8. Tidak pernah diberhentikan tidak dengan hormat sebagai suatu instansi, baik pemerintah maupun swasta
9. Bersedia di tempatkan di seluruh indonesia
10. Syarat-syarat lain yang di tentukan dalam peraturan perundang-undangan, termasuk syarat khusus yang di tentukan oleh instansi yang bersangkutan.
b. Pendaftaran
Dengan adanya pengumuman yang disebarluaskan, mereka yang merasa memenuhi persyaratan yang di tuntut dalam pengumuman, berusaha mendaftarkan diri.
 seleksi atau penyaringan
dalam pengadaan pegawai negeri, penyaringan dilaksanakan melalui dua tahap, yaitu :
1) penyaringan administratif, dan
2) ujian atau test
langkah terakhir proses seleksi ialah penentuan hasil, pelamar yang diterima di umumkan melalui penumuman. Selanjutnya melaporkan diri dalam batas waktu tertentu. Dan mengusahakan kelengkapannya untuk pengangkatan.
Khusus pengadaan tenaga pendidik, menurut PP No. 38 tahun 1992 pasal 9 dijelaskan bahwa :
1) untuk dapat diangkat sebagai tenaga pendidik, calon tenaga pendidik yang bersangkutan selain memiliki kualifikasi sebagai tenaga pengajar harus memenuhi persyratan berikut :
 sehat jasmani dan rohani yang dinyatakan dengan tanda bukti yang berwenang meliputi
- tidak menderita penyakit menahun(kronis) dan atau yang menular
- tidak memiliki cacat tubuh yang dapat menghambat pelaksanaan tugas sebagai pendidik
 berkepribadian, yang meliputi :
- beriman dan bertaqwa kepada Tuhan Yang Maha Esa, dan
- berkepribadian Pancasila
2) untuk dapat diangkat sebagai tenaga pendidik bidang pendidikan agama, selain memenuhi persyaratan sebagai mana diatur dalam ayat 1 harus beragama sesuai dengan agama yang di ajarkan dan agama peserta didik yang bersangkutan.
2. Pengangkatan dan penempatan pegawai
Setelah di tetapkan hasil seleksi, pegawai itu diterima atau diangkat sebagai pegawai baru melalui prosedur yang seharusnya berdasarkan pengangkatan itu, ia ditempatkan di tempat yang sesuai dengan keahlian dan tugas-tugas yang jelas serta hak dan kewajibannya.
Untuk disebut pegawai negeri, harus diadakan pengangkatan menjadi pegawai negeri yang dinyatakan dalam surat keputusan (SK) oleh pejabat yang berwenang. Yang dimaksud pejabat yang berwenang adalah : presiden RI, menteri, pejabat-pejabat dibawah menteri yang diberi wewenang pengangkatan oleh menteri dan kepala atau badan pemerintah lainnya yang tidak termasuk departemen selain itu, pengangkatan menjadi pegawai negeri harus mendapat persetujuan dari badan kepegawaian negara (BKN). Setelah mendapat persetujuan dari BKN maka oleh pejabat yang berwenang diadakan penggangkatan pertama sebagai CPNS. Status sebagai calon pegawai negeri jenjang waktunya sekitar 1 sampai 2 tahun. Maksudnya seorang calon pegawai negeri jenjang waktunya setelah bekerja minimum 1 tahun bisa diangkat menjadi pegawai negeri, sebaliknya setelah bekerja selama 2 tahun harus dipastikan kedudukannya. Seorang calon pegawai negeri berhak atas 80% gaji dan hak lain seperti pegawai negeri.
Beberapa hal lain yang menyangkut pegawai negeri antara lain:
1. Syarat-syarat menjadi pegawai negeri
Syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh seorang calon pegawai negeri sipil untuk menjadi pegawai negeri sipil ialah:
a) Telah menunjukan kesetian dan ketaatan penuh kepada pancasila, UUD 1945, negara dan pemerintah.
b) Telah Menunjukkan Sikap dan Budi Pekerti yang baik
c) Telah menunjukkan kecakapan dalam melaksanakan tugas
d) Telah memenuhi syrat kesehatan jasmani dan rohani